Arbeiten in Zeiten von Corona

"New Normal" im SWSG-Arbeitsalltag

Keine Frage – das Corona-Virus hat unser aller Leben auf den Kopf gestellt: Wir navigieren mit Abstand durch unseren Alltag, sind firm in Hygieneregeln und haben neue Begrüßungsrituale entwickelt. Einen großen Wandel erfährt derzeit auch das Berufsleben, das mit Arbeit auf Distanz häufig zu weniger persönlichem Kontakt zu Kolleg*innen, Geschäftspartner*innen und Kund*innen führt, gleichzeitig den Arbeitnehmer*innen jedoch auch mehr Flexibilität gewährt.

Bei der SWSG war mobiles Arbeiten bereits weit vor der Pandemie möglich. Vor allem Eltern und Angehörige von Pflegebedürftigen haben diese Option in Anspruch genommen. Als sich das Corona-Virus im März 2020 immer rascher ausbreitete, schickte die SWSG nahezu die gesamte Belegschaft binnen weniger Tage ins Homeoffice. Ermöglicht wurde dies, da viele Mitarbeiter*innen bereits mit mobilen Arbeitsgeräten wie Laptop und Smartphone ausgestattet waren, fehlende mobile Endgeräte wurden rasch organisiert. Ein entscheidender Vorteil: In den letzten Jahren hatte die SWSG bereits massiv in die Digitalisierung von Arbeitsmaterialien und die Etablierung digitaler Programme und Systeme investiert.

Ideen und Lösungsansätze

Dennoch galt es in der Anfangszeit nachzubessern und Ad-hoc-Lösungen für manche Abläufe zu finden. Einiges ließ sich schnell und unkompliziert lösen, wie beispielsweise der digitale Eingang von Rechnungen, für den alle Partner*innen und Dienstleister*innen aufgefordert wurden, ihre Rechnungen fortan per Mail einzureichen.

Bei anderen Punkten galt es, neue Wege zu finden. Als Beispiel ist hier die Kommunikation mit den Mieter*innen zu nennen: Vor der Pandemie konnten Mieter*innen oder Wohnungsinteressent*innen die SWSG an zwei Standorten in Stuttgart aufsuchen und erhielten vor Ort Auskunft oder hatten die Möglichkeit, direkt mit ihren Ansprechpartner*innen zu sprechen. „Als unsere Kundencenter für den Besucherverkehr geschlossen werden mussten, kommunizierten wir viel über das Telefon oder per Mail. Für manche Fälle ist aber ein persönliches Gespräch unabdingbar, sodass wir die Möglichkeit einer digitalen Terminbuchung einführten. Auf diese Weise konnten unsere Mieter*innen in Ausnahmefällen vor Ort und unter Hygieneauflagen ein Gespräch mit ihrem Ansprechpartner oder ihrer Ansprechpartnerin führen“, erklärt Christian End, Leiter des Kundencenters Obertürkheim.

Auch die Abläufe im Sozialmanagement, wo persönliche Gespräche von besonderer Bedeutung sind, mussten angepasst werden, wie Jan Böhme, Leiter des Sozialmanagements, ausführt: „Ich war in den ersten Wochen und Monaten stärker als sonst in die alltäglichen Prozesse des Teams im Bereich Sozialmanagement involviert. Es ging auch darum, dass beispielsweise die Mietschuldenberatung so moduliert wurde, dass sie unter Corona funktioniert. Ein Prozess, den wir meines Erachtens gut gemeistert haben“, wie Böhme betont. Schwieriger sei es im Bereich
des Konfliktmanagements und der Beratung für Mieter*innen in besonderen Lebenslagen gewesen: „Hier musste vieles telefonisch geregelt werden, was in diesen Bereichen nur bis zu einem gewissen Grad ohne persönliche Begegnung funktioniert. Im Sommer und Herbst 2020 konnten dann auch wieder Hausbesuche gemacht werden; so konnten wir die dringendsten Fälle direkt und persönlich gemeinsam lösen.“

Die neuen Rahmenbedingungen veränderten auch das Arbeiten im Homeoffice: Kernarbeitszeiten wurden aufgelöst, sodass beispielsweise Eltern, die sich verstärkt der Kinderbetreuung widmen müssen, die Möglichkeit haben, auch an Randzeiten zu arbeiten. Bei Betreuungsengpässen wurden mit den Mitarbeiter*innen individuelle Lösungen erarbeitet. „Es ist schön zu sehen, wie schnell und mit wie viel Engagement die Mitarbeiter*innen diese ungewohnten Lebens- und Arbeitsbedingungen angenommen und bewältigt haben“, sagt Christian End. Und auch Alen Tucic, Objektbetreuer, bestätigt: „An die neue Situation musste ich mich anfänglich etwas anpassen, das ging dann aber sehr zügig, da die Vorgesetzten genügend Spielraum gelassen haben
und man hier die Möglichkeit hatte, sich selbst neu zu organisieren und optimal auf die Umstände einzustellen.“

"Es ist schön zu sehen, wie schnell und mit wie viel Engagement die Mitarbeiter*innen diese ungewohnten Lebens- und Arbeitsbedingungen angenommen und bewältigt haben.“

Christian End, Leiter Kundencenter Obertürkheim

Neue Wege und Formen werden auch in der Kommunikation genutzt; viele Meetings finden derzeit virtuell statt. „Besprechungen sind zum Teil effektiver – die Konzentration auf das Wesentliche ist besser gegeben“, stellt IT-Teamleiter Wolfgang Türk fest. Doch nicht alle Themen lassen sich digital umsetzen: „Bei manchen Angelegenheiten fehlt mir der persönliche Kontakt zu Kolleginnen und Kollegen oder zu Mieterinnen und Mietern“, erläutert Kundenbetreuerin Tamina Ellenrieder. Auch Jan Böhme berichtet: „Leider mussten einige Veranstaltungen verschoben werden, die wir gerne persönlich umgesetzt hätten, wie beispielsweise Beteiligungsprojekte, in denen Mieter*innen sich mit uns oder weiteren Kooperationspartnerinnen und Kooperationspartnern austauschen. Wir finden, eine reine Verschiebung ins Digitale funktioniert hier nicht.“

Homeoffice und Präsenz

Und die Mitarbeiter*innen vor Ort? Einige Aufgaben lassen sich nicht aus dem Homeoffice erledigen. Hierzu zählen beispielsweise die Arbeitsbereiche der Objektbetreuer*innen, die in den Quartieren vor Ort im Einsatz sind. So weit möglich, wird auf direkte Kontakte zwischen den Mieter*innen und Objektbetreuer*innen verzichtet. Auch hier wird viel telefonisch oder per Mail erledigt. Bei manchem Schaden in einer Wohnung ist eine Begehung aber unabdingbar. „Wir sind hierfür gut gerüstet“, erklärt Alen Tucic. „Neben Masken und Desinfektionsmittel werden uns zwei Corona-Selbsttests pro Woche gestellt. Damit können wir sicher arbeiten und schützen gleichzeitig unsere Mieterinnen und Mieter.“

Vor Ort in der Firmenzentrale in Obertürkheim und im Kundencenter Bad Cannstatt sind auch Mitarbeiter*innen, die beispielsweise verwaltungstechnische Aufgaben übernehmen oder sich um die Post kümmern. Sandra King, Projektentwicklerin bei der SWSG, erklärt: „Aufgaben, die ich normalerweise selbst erledige, musste ich an die Kolleginnen und Kollegen vor Ort weitergeben.“ Diese zusätzlichen Aufgaben fallen dann beispielsweise im Team Service & Logistik an. Das Team und seine Leiterin, Nicole Nottebohm, waren in den letzten Monaten fast durchgängig vor Ort im Büro. „Die Kundenfrequenz hat sich durch die anfängliche Schließung der Kundencenter und durch die nun aktuelle Möglichkeit der Terminbuchung für die Kundinnen und Kunden stark verändert“, erzählt Nottebohm. „Die gewonnene Zeit wird zur Unterstützung der Kolleginnen und Kollegen im Homeoffice genutzt.“ Unterstützung, die ankommt, wie Tamina Ellenrieder bestätigt: „Dass viele im Homeoffice arbeiten können, funktioniert auch deshalb so gut, weil die Kolleginnen und Kollegen im Büro die anderen zusätzlich unterstützen.“ Und Sandra King ergänzt: „Für dieses kollegiale Miteinander bin ich sehr dankbar.“

„Im Team ist es wichtig, jeden Tag Austausch zu haben. Wir haben deshalb täglich ein Teammeeting – der virtuelle persönliche Kontakt ist ein wichtiger Fixpunkt im täglichen Arbeitsleben.“

Jan Böhme, Leiter Sozialmanagement
Ausbildungsstart und neue Kolleg*innen

Unterstützung benötigt eine Gruppe der Mitarbeiter*innen ganz besonders, nämlich all jene, die 2020 neu bei der SWSG eingestiegen sind. Zwei neue Auszubildende starteten im September vergangenen Jahres bei der SWSG. „Uns ist ein gelungener Start ins Berufsleben wichtig“, betont Fabian Schragner, Mitarbeiter in der Personalabteilung, „vor allem am Anfang ist es für die Auszubildenden und Berufsanfänger*innen extrem hilfreich, dass sie den Kolleg*innen über die Schulter schauen und ihre Fragen direkt stellen können.“ In manchen Abteilungen gelingt dies
einfacher, da beispielsweise über geteilte Bildschirme Vorgänge erläutert werden können. In anderen Bereichen gestaltet sich das Learning-by-Doing Corona-bedingt schwieriger: „Beispielsweise können die Auszubildenden zurzeit keine Hausbesuche durch unser Sozialmanagement begleiten“, fügt Schragner an und ergänzt: „Das kann hoffentlich im Verlauf der Ausbildung nachgeholt werden.“

Auch die Rekrutierung von Auszubildenden selbst hat sich verändert. Normalerweise durchlaufen die Kandidat*innen einen ausgeklügelten Bewerbungsprozess mit Workshops vor Ort in Obertürkheim. „Für die Auszubildenden, die 2021 starten werden, haben wir umdisponiert und im Online-Speed-Dating-Verfahren eine erste Auswahl getroffen“, berichtet Schragner. Vor der Vertragsunterzeichnung fand dann aber auch ein Treffen vor Ort statt: „Es ist wichtig, dass die Berufsanfänger*innen einen Blick ins Unternehmen werfen können. Sie sollen die Chance haben, sich vorab ein Bild ihres Arbeitsplatzes und ihrer -umgebung zu machen“, so Schragner weiter.

Ob Berufsanfänger*in oder Führungskraft – die ersten Tage im neuen Job sind immer eine Herausforderung. Seit Mai 2020 leitet Andrea Baschang das Kundencenter Bad Cannstatt mit einem Team von 16 Mitarbeiter*innen: „Mitten in der Corona-Zeit hatte ich meinen ersten Arbeitstag, bereits im Vorfeld hatten die Bewerbungsgespräche teilweise per Videokonferenz stattgefunden.“ An ihren ersten Arbeitstag kann sie sich noch gut erinnern: „Wenige Leute fahren zur Arbeit, ganz Stuttgart ist quasi zuhause, und man fährt selbst ins Büro und hat dort auch nur sehr wenige Kolleginnen und Kollegen kennenlernen können. Es war ein besonderer Start, aber ich bin sehr offen und sehr herzlich empfangen worden, und mit jedem Tag kommt ein Stück mehr Normalität.“

Besonders freut sich Baschang, dass trotz der Pandemie eine persönliche Einführung stattgefunden hat: „Hier wird man abgeholt, es kümmert sich jemand, und sofort kann man sich zuhause fühlen. Man spürt, dass das Stuttgarter Heimatgefühl gelebt wird.“ In ihrer aktuellen Tätigkeit bestimmt die Pandemie weiterhin oft ihren Arbeitsalltag: „Leider sind die persönlichen Kontakte zu den Mieterinnen und Mietern bisher noch selten Teil meines Arbeitstages. Corona bestimmt derzeit noch sehr das Geschehen: Das fängt bei einfachen Hygieneregeln im täglichen Umgang an, bis hin zu kurzfristigen Aktionen, bei denen die SWSG ad hoc handeln muss. Beispielsweise werden viele Prozesse angepasst, um unsere Mieter*innen, Mitarbeiter*innen und auch die
Handwerker*innen, die die Arbeiten ausführen, bestmöglich zu informieren und zu schützen.“ Dennoch, davon ist Baschang überzeugt, werden aus der Pandemie auch positive Effekte überleben: „Wir haben gesehen, dass Prozesse und Arbeitsweisen auch anders funktionieren, dass auch die Mieter*innen auf anderen Wegen mit uns kommunizieren können und wollen. Hier möchte ich Schritt für Schritt die Erkenntnisse aufgreifen und positiv für die Zukunft umsetzen, sodass das Unternehmen, die Mitarbeiter*innen und die Mieter*innen alle davon profitieren können. Gleichzeitig möchte ich mit den fortschreitenden Lockerungen auch Formate finden, wie ich mehr mit den Mieter*innen in Kontakt treten kann. Das wird sicher noch einige Zeit dauern, bis das alles wieder normal läuft, aber da finden sich Mittel und Wege.“

Die vielen Beispiele zeigen: Flexibilität ist bei der SWSG derzeit mehr gefragt denn je: „Wir haben uns in die neue Situation schnell eingefunden. Ich nehme sie auch als Chance wahr und versuche dort nachzusteuern, wo es noch nicht rund läuft oder neue Lösungen entwickelt werden müssen“, so Sandra King. Und manche knifflige Aufgabe wird auch als Beschleuniger der Digitalisierung wahrgenommen. „Ein hoher Digitalisierungsgrad“, erklärt Wolfgang Türk, „ist Voraussetzung für ein gut funktionierendes Arbeiten von zuhause aus.“

„Wir haben gesehen, dass Prozesse und Arbeitsweisen auch anders funktionieren, dass auch die Mieter*innen auf anderen Wegen mit uns kommunizieren können und wollen.“

Andrea Baschang, Leiterin Kundencenter Bad Cannstatt
Innovativ und flexibel

Dennoch fehlt vielen etwas Elementares im neuen Arbeitsalltag: der persönliche Kontakt zu den Kolleginnen und Kollegen. Ein gemeinsames Mittagessen, der kurze Plausch auf dem Flur oder auch der unmittelbare Austausch bei wichtigen Themen sind gegenwärtig nicht mehr wie gewohnt möglich. Doch auch hier lassen sich manche neue Lösungen einfallen: „Im Team ist es wichtig, jeden Tag Austausch zu haben. Wir haben deshalb täglich ein Teammeeting – der virtuelle persönliche Kontakt ist ein wichtiger Fixpunkt im täglichen Arbeitsleben“, berichtet Jan Böhme. Ähnliches berichtet auch King: „Ein paar Minuten Kaffeeklatsch gehen auch am Telefon.“ Für ein lockeres After-Work-Event kommen manche Mitarbeiter*innen auch in digitaler Form zusammen. „Auch wenn es ein persönliches Treffen nicht ersetzen kann, sind solche Veranstaltungen im ungezwungenen Rahmen eine tolle Möglichkeit, sich auszutauschen und mit den Kolleg*innen zu plaudern“, meint Christian End.

Den Herausforderungen des „New Normal“ begegnet die SWSG auf allen Ebenen mit neuen Lösungen und Ideen – einige davon werden sicherlich über die Pandemie-Zeit hinaus Bestand haben und damit den Mitarbeiter*innen ein noch flexibleres und mobileres Arbeiten ermöglichen.