"Die Digitalisierungsprojekte der Vergangenheit zahlen sich in der Pandemie doppelt aus."

Mehr als ein Jahr ist seit Beginn der Corona-Pandemie vergangen. Ein Jahr, in dem digitale Themen spürbar an Bedeutung gewonnen haben. So haben laut einem Anfang 2021 erschienenen Bericht der Wirtschaftswoche (WiWo) fast 90 Prozent der Unternehmen ihre Digitalisierungsbemühungen aufgrund der Corona-Pandemie beschleunigt und digitale Initiativen gestartet oder vorangetrieben. Der WiWo-Journalist Michael Kroker berichtet regelmäßig über digitale Innovation und vertritt hierzu eine klare Meinung: „Die Umstellung auf eine anpassungsfähige Architektur ist die wichtigste Geschäftsentscheidung, die Unternehmen in den nächsten zehn Jahren treffen werden. Denn sie wird darüber entscheiden, ob Unternehmen die digitale Transformation meistern oder im Wettbewerb untergehen werden.“

Auch bei Wohnungsunternehmen wie der SWSG verlagern sich Kommunikation und Prozesse immer mehr ins Digitale. In der Folge steigt die Relevanz von Online-Services, nützliche Informationen sollen über das Internet schnell und unkompliziert zugänglich sein und in Quartieren bilden sich nach und nach digitale (Nachbarschafts-)Netzwerke. „Nur Unternehmen, die sich digital weiterentwickeln, können auf die Wünsche und Ansprüche der Mieterinnen und Mieter, die sich zunehmend verändern, eingehen“, erklärt der Leiter Organisationsentwicklung, Christian Brabandt. Bereits seit vielen Jahren verfolgt die SWSG daher einen konsequenten Digitalisierungskurs – eine Strategie, die nicht zuletzt in der Pandemie Wirkung zeigt: „Wir haben in den vergangenen zehn Jahren alle wesentlichen Massenprozesse, in die unsere Kundinnen und Kunden und/oder unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter involviert waren, digitalisiert“, berichtet Brabandt: „Aus diesem Grund konnten wir unseren Geschäftsbetrieb auch während der Pandemie ohne große Reibungsverluste aufrechterhalten.“

"Mit der Digitalisierung werden wir unseren Erfolg nachhaltig steigern – unabhängig davon, ob wir diesen in ökonomischer, ökologischer oder sozialer Dimension betrachten.“

Christian Brabandt, Leiter Organisationsentwicklung
Wandel als Chance verstehen

In der digitalisierten Welt ist die SWSG längst angekommen, zugleich ist allen Beteiligten bewusst, dass es sich um einen permanenten Prozess der Weiterentwicklung handelt, wie der Blick auf die vergangenen Jahre zeigt. „Die technologischen Entwicklungen waren und sind rasant und verändern die Art, wie wir uns informieren, wie wir kommunizieren, wie wir konsumieren – kurz: wie wir leben und arbeiten“, beschreibt Brabandt. Diesen Wandel sieht die SWSG als Chance, um noch effizienter und kundenorientierter zu werden. Das Hauptaugenmerk der digitalen Ausrichtung des Unternehmens liegt dabei auf der Optimierung bestehender Prozesse, die durch digitale Lösungen unterstützt und verbessert werden. So sollen einerseits die Automatisierung vorangetrieben und andererseits Effizienzsteigerungen erzielt werden.

Prozesse neu aufzustellen oder zu optimieren, erfordert meist neue Instrumente – hier nutzt die SWSG die digitale Technik, um agil, innovativ und effizient zu bleiben und gleichzeitig den Anforderungen und Wünschen der Kund*innen gerecht zu werden. Aber: Digitale Technik allein bringt nicht die gewünschten Ergebnisse. „Es gilt stattdessen, die Unternehmenskultur und -organisation neu zu denken und zu leben“, sagt Nicole Mack, Referentin Organisationsentwicklung. Sie ist überzeugt, dass digitale Transformation nur in Kombination mit Organisationsentwicklung funktioniert: „Wir können den technologischen Fortschritt nur dann für den Erfolg der SWSG nutzen, wenn wir die digitalen Möglichkeiten prozessbezogen implementieren und parallel dazu auch bereit sind, organisatorische Anpassungen vorzunehmen – immer unter dem Aspekt, dass sich die Anforderungen der Gesellschaft und unserer Kundinnen und Kunden über die Zeit wandeln.“ Digitale Transformation geht folglich mit einer ständigen Bereitschaft zur Veränderung einher. Daher müssen Mitarbeiter*innen in diesen Prozess  frühzeitig intensiv einbezogen werden. „Wir versuchen, den positiven Nutzen der Digitalisierung von Grund auf im Unternehmen zu verankern – beispielsweise durch die Mitarbeit in (Unternehmens-)Projekten“, betont Mack.

Auch Brabandt wertet die digitale Transformation nur als erfolgreich, wenn sich die Mitarbeitenden für die Digitalisierung begeistern lassen. „Der Erfolg und die Akzeptanz der digitalen Transformation hängen maßgeblich vom guten Zusammenspiel aller Digitalisierungsprojekte und den passenden Organisationsanpassungen ab. Digitale Lösungen, die keine Akzeptanz bei den beteiligten Mitarbeiter*innen finden, funktionieren langfristig nicht“, macht Brabandt deutlich.

Im Fokus der digitalen Geschäftsmodelle und -prozesse stehen neben der Unternehmensstrategie insbesondere die Bedürfnisse der Kund*innen und Mitarbeiter*innen. Betrachtet man die Digitalisierung im Gesamtkontext, so ist sie ein wichtiger Baustein zur Erreichung der übergeordneten Unternehmensstrategie der SWSG: der Bereitstellung von preisgünstigem Wohnraum in Stuttgart und dem kontinuierlichen Bestandswachstum. Daher sind alle Maßnahmen und Projekte, die im Rahmen der Digitalisierungsstrategie umgesetzt werden, darauf ausgerichtet, dieses übergeordnete Ziel zu unterstützen und zu erreichen.

Wegweiser ist dabei die digitale Vision der SWSG. So sollen bis 2025 alle gängigen Technologien auf Relevanz und Nützlichkeit überprüft und bei vorteilhafter Bewertung auch implementiert werden.

Ein klares Datenkonzept soll den Umgang mit und die Ablage aller relevanten Stamm- und Bewegungsdaten beschreiben. Darüber hinaus sollen jegliche Unternehmensprozesse auf Basis eines Kosten-Nutzen-Verhältnisses erfasst, digital unterstützt, gegebenenfalls automatisiert und gleichzeitig eng mit den Geschäftspartner*innen abgestimmt sein. Auch die Mitarbeitenden sind ein fester Bestandteil der digitalen Vision der SWSG: Sie sollen von den Effekten der Digitalisierung profitieren, beispielsweise durch eine höhere Flexibilität, die attraktive Stellenprofile schafft. Übergeordnetes Ziel ist es jedoch – vor allem im Hinblick auf die Unternehmensstrategie –, die Zufriedenheit der Mieter*innen nachhaltig zu steigern, indem diese die Möglichkeit haben, ihre Fragen, Anliegen und Probleme rund um die Uhr digital vorzutragen.

Mit ihrer digitalen Vision verfolgt die SWSG unterschiedliche Ziele. Ganzheitliche Prozesse werden in den Fokus gerückt und gleichzeitig wird eine abteilungsübergreifende Prozessentwicklung (End-to-End) verfolgt. Prinzipiell geht es jedoch nicht darum, neue Geschäftsmodelle zu entwickeln, sondern vielmehr die bestehenden Modelle zu optimieren, um den Marktanforderungen gerecht zu werden.

Zusammenhänge verstehen

Ein Punkt ist für den Erfolg der Digitalisierungsstrategie unabdingbar: „Die digitale Weiterentwicklung der SWSG kann nur dann nachhaltig erfolgreich sein, wenn wir jede technische oder organisatorische Veränderung bewusst angehen und genau planen“, betont Brabandt, „denn nachhaltige Veränderungen erfordern eine ganzheitliche und interdisziplinäre Betrachtungsweise.“ So können weder technische noch organisatorische Veränderungen isoliert betrachtet werden. „Vielmehr benötigen wir ein genaues Verständnis der Zusammenhänge zwischen technischen
Systemen, Datenflüssen, Prozessen und organisatorischen Verantwortlichkeiten“, sagt Brabandt. Die SWSG nutzt daher die so genannte OBASHI-Systematik (siehe Info-Box),um die komplexe IT-Landschaft der SWSG greifbar und transparent zu machen. OBASHI dient der SWSG daher als wichtige Grundlage der Kommunikation in interdisziplinären Projektteams. Die Auswirkungen geplanter Veränderungen können hier einfach dargestellt und nachvollzogen werden. „Auf diese Weise wird eine strategische Entwicklung der IT-Infrastruktur und der damit in Verbindung stehenden Prozesse ermöglicht“, verdeutlicht Brabandt. Diese Voraussetzung ist wichtig, denn auch in den kommenden Jahren wird sich die SWSG kontinuierlich weiterentwickeln, um Effizienzsteigerungen und Qualitätsverbesserungen zu erzielen. Und, davon ist Brabandt überzeugt: „Mit der Digitalisierung werden wir unseren Erfolg nachhaltig steigern – unabhängig davon, ob wir diesen in ökonomischer, ökologischer oder sozialer Dimension betrachten. Davon profitieren sowohl Mitarbeiter*innen als auch Kund*innen.“

"Wir können den technologischen Fortschritt nur dann für den Erfolg der SWSG nutzen, wenn wir die digitalen Möglichkeiten prozessbezogen implementieren und parallel dazu auch bereit sind, organisatorische Anpassungen vorzunehmen.“

Nicole Mack, Referentin Organisationsentwicklung
OBASHI – Transparenz für Datenflüsse und Services

Mit Hilfe der OBASHI-Systematik können Abhängigkeiten und Datenflüsse zwischen Geschäfts-
prozessen und IT dargestellt werden. Der Name „OBASHI“ ist ein Akronym und steht für:

  • Organisation, also alle Orte, Abteilungen, Personen, die an einem Prozess teilnehmen
  • Business Process – die Geschäftsprozesse
  • Application, also die Applikationen, in denen die Geschäftsprozesse abgebildet sind
  • System, im Sinne von Betriebssystem
  • Hardware – egal, ob virtuell oder physikalisch
  • Infrastruktur – zum Beispiel Netzwerk, Storage oder Firewall