Digitale Projektsteuerung - Aktiv, zukunftsorientiert & effizient

Nicht mehr zeitgemäß und an manchen Stellen ineffizient – die SWSG hat ihre Bauprojektsteuerung auf den Prüfstand gestellt und die Prozesse neugedacht. Die umfassende Digitalisierung der Abläufe wird das Arbeiten verändern – und vieles leichter machen. „Wir verbringen viel Zeit damit, den Ablauf unserer Bauprojekte zu organisieren“, konstatiert Ingo Haußmann, Leiter Baumanagement Neubau bei der SWSG. Konkret meint er damit den Verwaltungsaufwand, den viele Prozesse, die noch über Papier abgewickelt werden, verursachen: Rechnungen treffen postalisch ein, müssen eingescannt und zur Bearbeitung an unterschiedliche Projektverantwortliche per Mail weitergeleitet werden. Ähnlich sieht es mit Anpassungen und Änderungen bei Bauprojekten aus, wo vieles postalisch bei der SWSG eingeht. Listen von Partnerbüros oder externen Planern kommen als Excel-Dateien per Mail, die dann wiederum mit SAP abgeglichen werden müssen. Anpassungen im Verlauf eines Bauprojektes werden oft in mühevoller Kleinstarbeit korrigiert oder übertragen. Ein hoher Aufwand, der sowohl die SWSG betrifft als auch die von der SWSG beauftragten Architekten und Fachplaner.

Dass hier etwas getan werden muss, hat die SWSG seit Längerem auf dem Schirm und arbeitet im Hintergrund an einer umfassenden und effizienten Lösung. In der Branche gibt es unterschiedliche Verfahren und Instrumente für die Bauprojektsteuerung, manche arbeiten mit Excel, andere nutzen SAP oder andere Systeme; einen branchenweiten Standard gibt es nicht. Die SWSG hatte sich von Anfang an das Ziel gesetzt, eine durchgängig digitale Lösung einzuführen. „Wir wussten, wo wir hinwollten – aber den Weg kannten wir nicht“, erinnert sich Frank Riethmüller, Leiter Baumanagement Bestand. Als das Projektteam feststellte, dass es eine solche nicht am Markt gab, fiel die Entscheidung, selbst eine Lösung zu entwickeln – und zwar gemeinsam mit dem Anbieter der Baucontrolling-Software COOR. Zusätzlich wurde Aareon, der langjährige Partner und SAP-Dienstleister der SWSG, ins Boot geholt. „Für die Steuerung der Bauprojekte hatten wir in der Vergangenheit kein ideales Instrument", erklärt Dr.
Johannes Warth, Bereichsleiter Finanzen und Projektleiter die Einführung einer digitalen Bauprojektsteuerung.

Das Werkzeug, das hier implementiert wird, ist von einem hohen Innovationsgrad geprägt. „Wir haben eine Lösung entwickelt, die in dieser Form in Deutschland erstmals zum Einsatz kommt“, so Dr. Johannes Warth. Dafür hat sich das Projektteam der SWSG – das sich aus Mitarbeiter*innen aus den Abteilungen Neubau, Modernisierung, IT & Digitalisierung sowie Finanzen zusammensetzt – intensiv mit internen und externen Abläufen auseinandergesetzt, sich mit anderen Wohnungsunternehmen ausgetauscht und mit zahlreichen Experten Gespräche geführt. Geleitet wurde das Team dabei von der Frage, wie man die Prozesse effizienter und leichter gestalten kann. Eine komplexe Thematik, denn die Veränderungen betreffen nicht nur interne Abläufe, sondern
beziehen externe Partner mit ein.

Statt Daten auf unterschiedlichen Wegen zu übermitteln, immer wieder neu eingeben und korrigieren zu müssen, wird künftig alles über eine Plattform erfasst. Auf diese haben dann nicht nur die Mitarbeiter*innen der SWSG Zugriff, sondern auch die externen Partner. Sie pflegen beispielsweise Kosten eines Gewerks direkt in das System ein, die SWSG-Projektsteuerung kann dann die Daten entsprechend prüfen und freigeben. Der Vorteil liegt auf der Hand: Alle Partner haben den gleichen Stand, Verän-derungen und deren Auswirkungen sind unmittelbar für alle Beteiligten gleichermaßen ersichtlich. Zudem helfen Automatismen bei der Steuerung, wie beispielsweise Warnungen bei sich anbahnenden Budgetüberschreitungen. Das System ist webbasiert, sodass orts- und softwareunabhängig darauf zugegriffen werden kann. „Das ist ein wichtiger Pluspunkt für unsere externen Planer und Architekten“, unterstreicht Frank Riethmüller.

Von systemischer Seite gilt es, zwei Bausteine in die Digitale Projektsteuerung (kurz: DiPS) zu integrieren: Da ist zum einen die kaufmännische Komponente, also das SAP-System, über das die Rechnungslegung gesteuert wird. Zum zweiten gilt es, das Workflow-Management zwischen SAP und der Bauprojektsteuerungssoftware COOR zu verknüpfen, sodass die unterschiedlichen Programmlogiken miteinander kommunizieren und an Schnittstellen perfekt funktionieren. Eine der größten Herausforderungen liegt darin, dass es keine Blaupause gibt. Die Integration unterschiedlichster Schnittstellen und Systeme muss maßgeschneidert werden. Das erfordert auch zahlreiche Konfigurationen und Anpassungen in den Einzelsystemen.

Mit der Entscheidung, die Projektsteuerung zu digitalisieren, stand auch die Frage im Raum, wie die Arbeitsabläufe zukünftig generell aufgestellt sein werden.  Zielführend und effizient sollten die Vereinfachungen sein. Ein großes Unterfangen, bei dem viele Mitarbeiter*innen genauso involviert werden müssen wie externe Partner. Hinzu kommt, dass DiPS nicht nur Auswirkungen auf  die Mitarbeiter*innen der Bau-, Modernisierungs- und Instandhaltungsabteilungen haben wird, sondern auch auf andere Bereiche, wie beispielsweise das Rechnungswesen, die Projektentwicklung oder das Controlling. „Die digitale Projektsteuerung wird unsere Arbeitsweise verändern. Viele administrative Aufgaben werden vereinfacht und effizienter gestaltet, sodass eine Konzentration auf die wertschöpfende Tätigkeit in der Bausteuerung gelegt werden kann“, resümiert Frank Riethmüller.

„Eine weitere Herausforderung war die Frage der Datenmigration“, berichtet Warth. Denn von SAP – dem System, über das ein Teil der Projektsteuerung bislang abgewickelt wurde – müssen die Daten in COOR integriert und bearbeitet werden. Dann folgt die Phase des Testens. „Wir haben mit den komplexesten Projekten angefangen“, berichtet Warth. „Wenn wir diese meistern, werden die einfachen deutlich schneller vonstatten gehen.“ In der Testphase wurden dann weitere Hürden aus dem Weg geräumt, unbekannte Herausforderungen entdeckt und gelöst. „Das war für alle Beteiligten viel Arbeit und an manchen Stellen recht aufwendig. Aber wir konnten damit auch unsere Arbeitsplattform aktiv mitgestalten, sodass wir am Ende allesamt positiv und lösungsorientiert zusammenarbeiten werden“, berichtet Riethmüller.

Das Ziel ist klar: „Durch die strafferen und effizienteren Prozesse können die Bauprojekte besser gesteuert werden. Die Kosten behalten alle Parteien leichter im Blick und es fällt schnell auf, wenn an einer Stelle etwas aus dem Ruder zu laufen droht. Hier können wir schneller und effektiver gegensteuern“, ist sich Haußmann sicher. Kontrollieren, antizipieren und gegensteuern – die Aufgaben im Projektmanagement werden sich verändern, digitaler und effizienter werden. Und weniger Verwaltungsaufwand
wird den Arbeitsalltag entlasten. „Durch diesen Digitalisierungsschritt werden wir letztendlich mehr Kapazitäten zur aktiven Steuerung haben“, so Haußmann weiter.

Ende des Jahres 2021 wurde DiPS gelauncht. Sukzessive kamen weitere Bauprojekte hinzu und ab Sommer 2022 sollen dann die Projektsteuerungsprozesse aller Bauprojekte über die Plattform gesteuert werden. Parallel dazu werden intern und extern Schulungen durchgeführt. „Klar ist, dass es am Anfang für alle schwieriger sein wird“, stellt Warth fest. Denn an die neuen Prozesse und das neue System müssen sich die Beteiligten erst gewöhnen. „Teilweise ist ein enormes Umdenken von den vormals analogen zu den jetzt digitalen Prozessen und Arbeitsschritten notwendig“, stellt Haußmann fest.

Die Vorteile werden aber überwiegen und das Tool wird schnell gelernt sein. „Die Digitalisierung der Bauprojektsteuerung ist für uns, aber auch für die gesamte Branche ein großer Schritt nach vorne“, so Ingo Haußmann.

„Es ist ein großes Projekt, das vieles positiv verändern wird“, ist Dr. Warth überzeugt. „Die Transparenz der Kostenentwicklung bildet eine bessere Entscheidungsgrundlage für die Frage, wie wir bauen und wird zu einer gewissen Standardisierung in der Projektsteuerung führen“, ist sich Ingo Haußmann sicher. „Damit werden wir unsere Qualität weiter steigern“, ergänzt Frank Riethmüller. Auch für zukünftige Bauprojekte wird die Abbildung über die Plattform eine stärke Transparenz und präzisere Planung für das Investitionsprogramm erlauben.