Digitale Projektsteuerung - Aktiv, zukunftsorientiert & effizient

Nicht mehr zeitgemäß und an manchen Stellen ineffizient – die SWSG hat ihre Bauprojektsteuerung auf den Prüfstand gestellt und die Prozesse neugedacht. Die umfassende Digitalisierung der Abläufe wird das Arbeiten verändern – und vieles leichter machen. „Wir verbringen viel Zeit damit, den Ablauf unserer Bauprojekte zu organisieren“, konstatiert Ingo Haußmann, Leiter Baumanagement Neubau bei der SWSG. Konkret meint er damit den Verwaltungsaufwand, den viele Prozesse, die noch über Papier abgewickelt werden, verursachen: Rechnungen treffen postalisch ein, müssen eingescannt und zur Bearbeitung an unterschiedliche Projektverantwortliche per Mail weitergeleitet werden. Ähnlich sieht es mit Anpassungen und Änderungen bei Bauprojekten aus, wo vieles postalisch bei der SWSG eingeht. Listen von Partnerbüros oder externen Planern kommen als Excel-Dateien per Mail, die dann wiederum mit SAP abgeglichen werden müssen. Anpassungen im Verlauf eines Bauprojektes werden oft in mühevoller Kleinstarbeit korrigiert oder übertragen. Ein hoher Aufwand, der sowohl die SWSG betrifft als auch die von der SWSG beauftragten Architekten und Fachplaner.

Dass hier etwas getan werden muss, hat die SWSG seit Längerem auf dem Schirm und arbeitet im Hintergrund an einer umfassenden und effizienten Lösung. In der Branche gibt es unterschiedliche Verfahren und Instrumente für die Bauprojektsteuerung, manche arbeiten mit Excel, andere nutzen SAP oder andere Systeme; einen branchenweiten Standard gibt es nicht. Die SWSG hatte sich von Anfang an das Ziel gesetzt, eine durchgängig digitale Lösung einzuführen. „Wir wussten, wo wir hinwollten – aber den Weg kannten wir nicht“, erinnert sich Frank Riethmüller, Leiter Baumanagement Bestand. Als das Projektteam feststellte, dass es eine solche nicht am Markt gab, fiel die Entscheidung, selbst eine Lösung zu entwickeln – und zwar gemeinsam mit dem Anbieter der Baucontrolling-Software COOR. Zusätzlich wurde Aareon, der langjährige Partner und SAP-Dienstleister der SWSG, ins Boot geholt. „Für die Steuerung der Bauprojekte hatten wir in der Vergangenheit kein ideales Instrument", erklärt Dr.
Johannes Warth, Bereichsleiter Finanzen und Projektleiter die Einführung einer digitalen Bauprojektsteuerung.

Das Werkzeug, das hier implementiert wird, ist von einem hohen Innovationsgrad geprägt. „Wir haben eine Lösung entwickelt, die in dieser Form in Deutschland erstmals zum Einsatz kommt“, so Dr. Johannes Warth. Dafür hat sich das Projektteam der SWSG – das sich aus Mitarbeiter*innen aus den Abteilungen Neubau, Modernisierung, IT & Digitalisierung sowie Finanzen zusammensetzt – intensiv mit internen und externen Abläufen auseinandergesetzt, sich mit anderen Wohnungsunternehmen ausgetauscht und mit zahlreichen Experten Gespräche geführt. Geleitet wurde das Team dabei von der Frage, wie man die Prozesse effizienter und leichter gestalten kann. Eine komplexe Thematik, denn die Veränderungen betreffen nicht nur interne Abläufe, sondern
beziehen externe Partner mit ein.

Kurzinterview mit Dr. Johannes Warth, Bereichsleiter Finanzen bei der SWSG und Projektleiter für DiPS

In einem Satz: Was ist DiPS?
DiPS ist die effiziente und digitale Bauprojektsteuerung der SWSG, bei der alle Projektbeteiligten einen gemeinsamen, aktuellen Projektstand hinsichtlich Kosten und Termine des Projektes haben.  

Welche Auswirkungen hat DiPS auf das tägliche Arbeiten?
Durch DiPS wird papierloses Arbeiten für die Kolleg*innen aus der Bauprojektsteuerung von jedem Ort aus möglich.

Was wird DiPS darüber hinaus verändern?
Die Zusammenarbeit mit unseren externen Planer*innen und Architekt*innen wird einfacher, standardisierter, integrierter und damit unkomplizierter. Ein einheitlicher Rechnungsprüfungsworkflow wird zudem unsere Zusammenarbeit weiter erleichtern.

Wie geht’s weiter?
Wir schaffen es mit DiPS, standardisierte Informationen über Bauprojekte zu generieren, was dazu führt, zukünftig weitere Effizienzsteigerungspotenziale in Bauprojekten ausmachen zu können.